Informace o zpracování osobních údajů
Podle Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 "o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES" (obecné nařízení o ochraně osobních údajů - GDPR)
Společnost ARBYD CZ s.r.o. (správce osobních údajů) informuje své obchodní partnery, zákazníky, zaměstnance, spolupracovníky a další osoby o zpracování osobních údajů fyzických osob, které provádí. Na stránkách společnosti: www.arbyd.cz naleznete také plné znění směrnice společnosti o zpracování osobních údajů s dalšími informacemi.
Kontaktní údaje
obchodní firma: ARBYD CZ s.r.o.
sídlo: č.p. 388, 330 17 Chotíkov
IČO: 263 39 269
e-mail: nabytek@arbyd.cz
datová schránka: ddpm3gr
telefon: +420 377 958 019
statutární orgán: jednatel Petr Mudra, tel.: 377 958 019
kontaktní osoba (příp. pověřenec pro ochranu osobních údajů - DPO): Michaela Lišková, DiS, tel.: +420 725 138 965
Co je to osobní údaj
Osobním údajem je jakákoli informace, např.: jméno, příjmení, datum narození, rodné číslo, místo narození, adresa pobytu, státní příslušnost, místo podnikání, rodné číslo, IČO/DIČ, telefonní číslo, e-mail, evidenční číslo zákazníka, údaj o místu pobytu a pohybu, síťový identifikátor, rodinný stav, vzdělání, zaměstnání, majetkové poměry, příjmy a výdaje, počet dětí, podle které lze konkrétní fyzickou osobu identifikovat.
Takzvanými "citlivými" údaji jsou informace, které představují určitá významnější rizika pro práva dotčené osoby, jako např.: údaje o zdravotním stavu, rasovém či etnickém původu, sexuální orientaci, politických názorech, náboženském vyznání, filozofickém přesvědčení, členství v odborech, nebo genetické či biometrické údaje.
Čí osobní údaje zpracováváme
Zpracováváme osobní údaje těchto subjektů:
• svých obchodních partnerů (dodavatelů, subdodavatelů, osob poskytujících služby)
• svých zákazníků (odběratelů, klientů)
• osob zajišťujících závazky shora uvedených osob
• svých zaměstnanců a jinak spolupracujících osob
Jaké osobní údaje zpracováváme
• U svých obchodních partnerů, jejich zástupců a kontaktních osob zpracováváme tyto osobní údaje:
(firmu, jméno, sídlo, IČO, DIČ, telefon, e-mail, sídlo provozovny, kontaktní osoby)
• U svých zákazníků, jejich zástupců a kontaktních osob zpracováváme tyto osobní údaje:
(firmu, jméno, sídlo, IČO, DIČ, telefon, e-mail, sídlo provozovny, kontaktní osoby)
• U osob poskytujících zajištění závazků zpracováváme tyto osobní údaje:
(firmu, jméno, sídlo, IČO, DIČ, telefon, e-mail, sídlo provozovny, kontaktní osoby)
• U svých zaměstnanců a jejich případných zástupců zpracováváme tyto osobní údaje:
(jméno, příjmení, datum narození, rodné číslo, státní příslušnost, čísla osobních dokladů, bydliště, telefon, e-mail, zdravotní pojišťovna, ID datové schránky, vzdělání, rodinný stav, počet a věk dětí, mzdové údaje, čísla bankovních účtů pro zasílání mezd, údaje o exekucích, údaje o insolvenci, údaje o pracovních výsledcích, osobních vlastnostech a schopnostech, údaje o porušení pracovních povinností)
Odkud osobní údaje získáváme
Zpracovávané osobní údaje získáváme:
• přímo od subjektu údajů nebo od jejich zástupců
• z informací od třetích osob; takové informace si dostupným způsobem ověřujeme
• z veřejných rejstříků a evidencí (obchodní a živnostenské rejstříky, insolvenční rejstřík, evidence exekucí)
• z veřejně dostupných zdrojů (internet, prezentace a reference); takové informace si dostupným způsobem ověřujeme
• z vlastní činnosti a tyto informace si dostupným způsobem ověřujeme
Proč osobní údaje zpracováváme
U svých obchodních partnerů, jejich zástupců a kontaktních osob zpracováváme osobní údaje:
– pro účely obchodní spolupráce, pro uzavírání smluv a jejich plnění
– pro účely vypořádávání práv a povinností z uzavřených smluv a uskutečněných obchodů
– pro ochranu a uplatňování našich práv z uzavřených smluv a uskutečněných obchodů
– pro účely zákonem předepsaných evidencí, které musíme vést (daňové, mzdové apod.)
– pro účely zákonem předepsaných povinností, které musíme plnit (daňové a odvodové povinnosti, povinnosti podle předpisů proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu, povinnosti v oblasti ochrany spotřebitele, povinnosti v oblasti ochrany životního prostředí, povinnosti v exekučních a insolvenčních řízeních, pro účely archivnictví apod.)
• U svých zákazníků, jejich zástupců a kontaktních osob zpracováváme osobní údaje:
– pro účely obchodní spolupráce, pro uzavírání smluv a jejich plnění
– pro účely vypořádávání práv a povinností z uzavřených smluv a uskutečněných obchodů
– pro ochranu a uplatňování našich práv z uzavřených smluv a uskutečněných obchodů
– pro účely zákonem předepsaných evidencí, které musíme vést (daňové, mzdové apod.)
– pro účely zákonem předepsaných povinností, které musíme plnit (daňové a odvodové povinnosti, povinnosti podle předpisů proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu, povinnosti v oblasti ochrany spotřebitele, povinnosti v oblasti ochrany životního prostředí, povinnosti v exekučních a insolvenčních řízeních, pro účely archivnictví apod.)
• U osob poskytujících zajištění závazků zpracováváme osobní údaje:
– pro účely obchodní spolupráce, pro uzavírání smluv a jejich plnění
– pro účely vypořádávání práv a povinností z uzavřených smluv a uskutečněných obchodů
– pro ochranu a uplatňování našich práv z uzavřených smluv a uskutečněných obchodů
– pro účely zákonem předepsaných povinností, které musíme plnit (daňové a odvodové povinnosti, povinnosti podle předpisů proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu, povinnosti v oblasti ochrany spotřebitele, povinnosti v oblasti ochrany životního prostředí, povinnosti v exekučních a insolvenčních řízeních, pro účely archivnictví apod.)
• U svých zaměstnanců a jejich případných zástupců zpracováváme osobní údaje:
– pro účely uzavření pracovních smluv, výkon práv a plnění povinností v pracovněprávním vztahu
– pro ochranu a uplatňování našich práv z pracovněprávních vztahů
– pro účely zákonem předepsaných evidencí, které musíme vést (daňové, mzdové apod.)
– pro účely zákonem předepsaných povinností, které musíme plnit (daňové a odvodové povinnosti, povinnosti na úseku bezpečnosti a
ochrany zdraví při práci, povinnosti v exekučních a insolvenčních řízeních, pro účely archivnictví apod.)
Poskytnutí vašich osobních údajů je naším smluvním požadavkem. Bez poskytnutí vašich osobních údajů vám nemůžeme nabídnout a garantovat kvalitní plnění a nebyli bychom v některých případech ani schopni splnit své zákonné (evidenční, oznamovací a jiné) povinnosti.
Nemáme záměr použít vaše osobní údaje k jiným než uvedeným účelům. Pokud bychom tak chtěli přesto učinit, jsme povinni vás o tom informovat.
Na základě jakého oprávnění osobní údaje zpracováváme
• U svých obchodních partnerů, jejich zástupců a kontaktních osob zpracováváme osobní údaje:
– bez udělení souhlasu, pro plnění smlouvy nebo provedení opatření před uzavřením smlouvy [čl. 6, odst. (1), písm. b) GDPR]
– bez udělení souhlasu, pro ochranu našich oprávněných zájmů či oprávněných zájmů třetí strany [čl. 6, odst. (1), písm. f) GDPR]
– bez udělení souhlasu, pro plnění našich právních povinností (účetní, daňové, exekuce) [čl. 6, odst. (1), písm. c) GDPR]
– bez udělení souhlasu, pro plnění oprávněných obchodních zájmů [čl. 6, odst. (1), písm. f) GDPR]
• U svých zákazníků, jejich zástupců a kontaktních osob zpracováváme osobní údaje:
– bez udělení souhlasu, pro plnění smlouvy nebo provedení opatření před uzavřením smlouvy [čl. 6, odst. (1), písm. b) GDPR]
– bez udělení souhlasu, pro ochranu našich oprávněných zájmů či oprávněných zájmů třetí strany [čl. 6, odst. (1), písm. f) GDPR]
– bez udělení souhlasu, pro plnění našich právních povinností (účetní, daňové, exekuce) [čl. 6, odst. (1), písm. c) GDPR]
– bez udělení souhlasu, pro plnění oprávněných obchodních zájmů [čl. 6, odst. (1), písm. f) GDPR]
• U osob poskytujících zajištění závazků zpracováváme osobní údaje:
– bez udělení souhlasu, pro plnění smlouvy nebo provedení opatření před uzavřením smlouvy [čl. 6, odst. (1), písm. b) GDPR]
– bez udělení souhlasu, pro ochranu našich oprávněných zájmů či oprávněných zájmů třetí strany [čl. 6, odst. (1), písm. f) GDPR]
– bez udělení souhlasu, pro plnění našich právních povinností (účetní, daňové, exekuce) [čl. 6, odst. (1), písm. c) GDPR]
• U svých zaměstnanců a jejich případných zástupců zpracováváme osobní údaje:
– bez udělení souhlasu, pro plnění smlouvy nebo provedení opatření před uzavřením smlouvy [čl. 6, odst. (1), písm. b) GDPR]
– bez udělení souhlasu, pro ochranu našich oprávněných zájmů či oprávněných zájmů třetí strany [čl. 6, odst. (1), písm. f) GDPR]
– bez udělení souhlasu, pro plnění našich právních povinností (účetní, daňové, exekuce) [čl. 6, odst. (1), písm. c) GDPR]
– bez udělení souhlasu, pro plnění oprávněných obchodních zájmů [čl. 6, odst. (1), písm. f) GDPR]
Citlivé údaje, konkrétně: údaje o zdravotním stavu, členství v odborových organizacích, počtu a věku rodinných příslušníků, vzdělání, osobních vlastnostech a schopnostech zpracováváme pouze u svých zaměstnanců, protože nám to zákonný předpis přímo ukládá, nebo nám stanoví povinnosti, k jejichž splnění je zpracování těchto osobních údajů nezbytné.
Náš oprávněný zájem, pro který uchováváme a zpracováváme osobní údaje [čl. 6, odst. (1), písm. f) GDPR] je dán tím, že vstupujeme do obchodních a pracovně právních vztahů se subjekty údajů a z těchto vztahů nám za nimi vznikají pohledávky a jiná práva. Abychom mohli své pohledávky vymáhat a svá práva uplatňovat legitimní cestou (kupř. prostřednictvím soudů či rozhodčích soudů), musíme znát osobní údaje svých obchodních partnerů, zákazníků, případně jejich zástupců a kontaktních osob.
Komu osobní údaje předáváme
• Osobní údaje obchodních partnerů, jejich zástupců a kontaktních osob předáváme:
– jiným našim obchodním partnerům, pokud se podílejí na realizaci smlouvy či obchodu se subjektem údajů
– našim zákazníkům, pokud se podílejí na plnění subjektu údajů
– osobám poskytujícím zajištění závazků subjektu údajů
– našim bankám, pojišťovnám, finančním institucím, pokud se podílejí na realizaci smlouvy či obchodu se subjektem údajů
– našim externím dodavatelům (IT, poradci, školitelé, kontroloři) pokud je to naši činnost nezbytné
– našim externím právníkům, daňovým poradcům, auditorům, pokud se účastní plnění našich povinností a výkonu našich práv
– našim právním nástupcům v případě naší přeměny
– orgánům veřejné moci, pokud nám tak stanoví právní povinnost
• Osobní údaje zákazníků, jejich zástupců a kontaktních osob předáváme:
– jiným našim obchodním partnerům, pokud se podílejí na realizaci smlouvy či obchodu se zákazníkem
– osobám poskytujícím zajištění závazků zákazníka
– našim bankám, pojišťovnám, finančním institucím, pokud se podílejí na realizaci smlouvy či obchodu se zákazníkem
– našim externím dodavatelům (IT, poradci, školitelé, kontroloři) pokud je to naši činnost nezbytné
– našim externím právníkům, daňovým poradcům, auditorům, pokud se účastní plnění našich povinností a výkonu našich práv
– našim právním nástupcům v případě naší přeměny
– orgánům veřejné moci, pokud nám tak stanoví právní povinnost
• Osobní údaje osob poskytujících zajištění závazků předáváme:
– jiným našim obchodním partnerům, pokud se podílejí na realizaci zajišťované smlouvy či obchodu
– osobám, jejichž závazky jsou zajišťovány
– našim bankám, pojišťovnám, finančním institucím, pokud se podílejí na realizaci zajišťované smlouvy či obchodu
– našim externím dodavatelům (IT, poradci, školitelé, kontroloři) pokud je to naši činnost nezbytné
– našim externím právníkům, daňovým poradcům, auditorům, pokud se účastní plnění našich povinností a výkonu našich práv
– našim právním nástupcům v případě naší přeměny
– orgánům veřejné moci, pokud nám tak stanoví právní povinnost
• Osobní údaje svých zaměstnanců a jejich případných zástupců předáváme:
– našim externím dodavatelům (IT, poradci, školitelé, kontroloři) pokud je to naši činnost nezbytné
– našim externím právníkům, daňovým poradcům, auditorům, pokud se účastní plnění našich povinností a výkonu našich práv
– našim právním nástupcům v případě naší přeměny
– orgánům veřejné moci, pokud nám tak stanoví právní povinnost
Mezinárodním organizacím osobní údaje nezpřístupňujeme. Příjemcům ve třetích zemích (výhradně země EU) osobní údaje zpřístupňuje výjimečně, pokud se jedná o:
– naše obchodní partnery a je to nezbytné pro splnění smlouvy nebo oprávněnou ochranu našich zájmů
– cizí orgány veřejné moci a ukládá nám to právní povinnost
Jak dlouho osobní údaje uchováváme
• Osobní údaje obchodních partnerů, jejich zástupců a kontaktních osob uchováváme:
– v případě dlouhodobé obchodní spolupráce po dobu jejího trvání a tři roky po jejím ukončení
– v případě jednání o smlouvě po dobu tří let po posledním kontaktu
– v případě uzavření smlouvy po dobu tří let po jejím naplnění a uplynutí garančních závazků
avšak
> vždy uchováváme osobní údaje až do skončení případného sporu, vypořádání všech závazků nebo uplynutí promlčecích lhůt
> vždy uchováváme osobní údaje nejméně po archivační dobu, kterou nám ukládá zákon nebo obdobně závazný předpis
• Osobní údaje zákazníků, jejich zástupců a kontaktních osob uchováváme:
– v případě jednání o plnění po dobu tří let po posledním kontaktu
– v případě uzavření smlouvy po dobu tří let po jejím naplnění a uplynutí garančních závazků
avšak
> vždy uchováváme osobní údaje až do skončení případného sporu, vypořádání všech závazků nebo uplynutí promlčecích lhůt
> vždy uchováváme osobní údaje nejméně po archivační dobu, kterou nám ukládá zákon nebo obdobně závazný předpis
• U osob poskytujících zajištění závazků zpracováváme osobní údaje:
– v případě poskytnutí zajištění závazku po dobu tří let po jeho naplnění a uplynutí závazků ze zajištění
avšak
> vždy uchováváme osobní údaje nejméně po archivační dobu, kterou nám ukládá zákon nebo obdobně závazný předpis
• Osobní údaje svých zaměstnanců a jejich případných zástupců uchováváme:
– po dobu trvání pracovního poměru a tři roky po jeho ukončení
avšak
> vždy uchováváme osobní údaje až do skončení případného sporu, vypořádání všech závazků nebo uplynutí promlčecích lhůt
> vždy uchováváme osobní údaje nejméně po archivační dobu, kterou nám ukládá zákon nebo obdobně závazný předpis
Vaše práva
• Jako subjekt osobních údajů máte právo na přístup ke svým osobním údajům. Máte právo získat od nás potvrzení, zda vaše osobní údaje jsou či nejsou námi zpracovávány, a pokud ano, umožníme vám k těmto osobním údajům přístup a poskytneme následující informace:
– které vaše osobní údaje zpracováváme
– odkud jsme vaše osobní údaje získali, pokud nepochází přímo od vás
– proč vaše osobní údaje zpracováváme
– komu vaše osobní údaje předáváme
– jak dlouho vaše osobní údaje uchováváme nebo jak je tato doba určena
– že máte právo požadovat opravu nebo výmaz svých osobních údajů, omezení jejich zpracování, nebo právo vznést námitku proti zpracování vašich osobních údajů
– že máte právo podat stížnost u dozorového úřadu, kterým je Úřad pro ochranu osobních údajů
– že dochází k automatizovanému rozhodování či profilování vašich osobních údajů, včetně použitých postupů a o tom, jaké mohou být důsledky takového zpracování pro vás
– pokud by měly vaše osobní údaje být předávány do zahraničí nebo mezinárodní organizaci, jaké jsou záruky takového předání
Na vaši žádost vám poskytneme také kopii vašich osobních údajů, které zpracováváme.
• Máte právo na opravu svých osobních údajů, které zpracováváme. Na vaši žádost doplníme nebo opravíme neúplné nebo nepřesné údaje, které zpracováváme.
• Máte právo na výmaz svých osobních údajů, které zpracováváme; tzv. právo "být zapomenut". Na vaši žádost vaše osobní údaje, které zpracováváme, ze svých evidencí a zařízení vymažeme, pokud:
– vaše osobní údaje již nepotřebujeme pro účel, pro který byly shromážděny nebo jinak zpracovány
– jsme vaše osobní údaje získali na základě vašeho souhlasu, vy souhlas odvoláte a neexistuje již žádný další právní důvod pro který bychom vaše osobní údaje mohli zpracovávat
– vznesete námitky proti zpracování vašich osobních údajů a nebudou žádné převažující oprávněné důvody pro takové zpracování
– vznesete námitky proti zpracování vašich osobních údajů pro účely přímého marketingu (nabízení produktů a služeb)
– vaše osobní údaje byly zpracovány protiprávně
– vaše osobní údaje musí být vymazány ke splnění právní povinnosti
– vaše osobní údaje byly shromážděny v souvislosti s nabídkou služeb informační společnosti
Vaše osobní údaje však nevymažeme, pokud je jejich další zpracování nezbytné:
– pro výkon práva na svobodu projevu a informace
– pro splnění právní povinnosti, jež vyžaduje zpracování nebo pro splnění úkolu provedeného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, kterým jsme pověřeni
– z důvodů veřejného zájmu v oblasti veřejného zdraví
– pro účely archivace ve veřejném zájmu, pro účely vědeckého či historického výzkumu či pro statistické účely, pokud je pravděpodobné, že by právo na výmaz znemožnilo nebo vážně ohrozilo cíle zpracování
– pro určení, výkon nebo obhajobu našich právních nároků
• Máte právo kdykoli odvolat svůj souhlas se zpracováním svých osobních údajů, pokud je zpracováváme na základě takového souhlasu. Odvoláním souhlasu však není dotčena zákonnost zpracování vašich osobních údajů do doby, než odvolání souhlasu obdržíme.
• Máte právo na omezení zpracování svých osobních údajů, které zpracováváme. Na vaši žádost omezíme požadovaným způsobem zpracování vašich osobních údajů, pokud:
– popřete přesnost svých osobních údajů, a to na dobu potřebnou k tomu, abychom mohli přesnost vašich osobních údajů ověřit
– zpracování je protiprávní, ale vy odmítnete výmaz svých osobních údajů a místo toho požádáte o omezení jejich použití
– vaše osobní údaje již nepotřebujeme pro účely zpracování, ale vy je požadujete pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků
– vznesete námitku proti zpracování údajů zpracovávaných pro splnění našeho úkolu ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, nebo pro účely oprávněných zájmů našich či třetí osoby, a to na dobu, dokud nebude ověřeno, zda naše oprávněné důvody převažují nad vašimi oprávněnými důvody
Pokud vaše osobní údaje opravíme, vymažeme, nebo omezíme jejich zpracování, oznámíme to osobám, kterým jsme vaše osobní údaje poskytli nebo poskytujeme, ledaže se to ukáže jako nemožné nebo to bude vyžadovat nepřiměřené úsilí. O osobách, kterým jsme vaše osobní údaje poskytli, vás však na vaši žádost kdykoli informujeme.
• Máte právo vznést námitku proti zpracování svých osobních údajů, které zpracováváme pro účely splnění našeho úkolu ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci anebo pro účely našich oprávněných zájmů či oprávněných zájmů třetí strany (včetně profilování založeného na těchto důvodech). Pokud námitku vznesete, nebudeme vaše osobní údaje zpracovávat, jestliže neprokážeme, že existují závažné a oprávněné důvody pro takové zpracování, které převažují nad vašimi zájmy nebo právy a svobodami, nebo pokud neprokážeme, že potřebujeme vaše osobní údaje zpracovávat pro určení, výkon nebo obhajobu našich právních nároků.
Pokud vznese námitku proti zpracování svých osobních údajů pro účely přímého marketingu (včetně profilování těchto údajů), nebudeme vaše osobní údaje pro účely přímého marketingu dále zpracovávat.
• Máte právo přezkum automatizovaného zpracování a profilování vašich osobních údajů. Pokud vaše osobní údaje zpracováváme automaticky, umožníme vám na vaši žádost, abyste nebyl předmětem výhradně automatizovaného zpracování svých osobních údajů (včetně profilování) a umožníme vám, aby zpracování (i profilování) vašich osobních údajů bylo přezkoumáno člověkem, pokud:
– automatizované zpracování (či profilování) není nezbytné k uzavření či plnění smlouvy mezi námi
– automatizované zpracování (či profilování) není povoleno závazným právním předpisem
– automatizované zpracování (či profilování) není založeno na vašem výslovném souhlasu
• Proti porušení práv při zpracování svých osobních údajů máte právo podat stížnost u dozorového orgánu. Tím je v České republice Úřad pro ochranu osobních údajů - ÚOOÚ, se sídlem Pplk. Sochora 727/27, Holešovice, 170 00, Praha 7, telefon: +420 234 665 111, web: www.uoou.cz.
Platnost informací
Tyto informace jsou platné ode dne 25. 5. 2018. Jejich obsah může být měněn a platné je vždy to znění informací, které je zveřejněno na našich internetových stránkách.
